А вы знаете, какие задачи решает специалист по кадрам? Да, совершенно верно, специалист по кадрам — это сотрудник компании, который занимается кадровым делопроизводством и несет ответственность за формирование кадровой политики предприятия.

А еще решает большое количество важных вопросов, например, своевременно и правильно оформляет документы кадровой службы, по мере необходимости вносит в них изменения, проверяет на соответствие актуальному законодательству, занимается подбором персонала, ведет личные дела сотрудников и еще много значимых задач, которые порой необходимо решать в кратчайшие сроки. Как все успеть?

Секрет успешной работы в должности точно знает наш клиент, сотрудник бюджетного учреждения, специалист по кадрам Светлана.  

Сегодня мы расскажем, как наш клиент своевременно перешел на электронный документооборот (далее — ЭДО) в сфере трудовых отношений.

С какой ситуацией столкнулись?

Как вообще пришли к тому, что ЭДО будет точно не лишним в процессе работы?

Стаж Светланы в должности специалиста по кадрам — более 30 лет! Именно исходя из профессионального опыта Светлана понимала, что переход на ЭДО в сфере трудовых отношений — это важно и нужно!
Но, как мы уже упоминали выше в нашей истории, у сотрудников, занимающихся кадровыми вопросами, большое количество задач и всего 24 часа в сутках. В силу занятости Светлана не успевала разобраться с этим вопросом, не успевала отслеживать обязательные сроки начала перехода на ЭДО. Не было алгоритма этого перехода. Помимо этого, не знала, с чего начать и какой должен быть результат.  

Создание квалифицированной электронной подписи, необходимость дублирования электронной документации, возможные риски, обеспечение доказательной базы в случае трудовых споров, конфиденциальность, выбор информационной платформы для работы, законодательное сопровождение и другие тонкости при переходе на ЭДО требовали глубокого изучения и самое главное — свободного времени, которого у специалиста по кадрам просто не было для самостоятельного изучения процесса.  

Что помогло?

Развеять сомнения и принять положительное решение помогла Юлия Тимченко — наш специалист по работе с клиентами. Юлия пригласила Светлану на семинар, анонсировав тему, которая звучала так: “Алгоритм перехода на электронный документооборот в сфере трудовых отношений”. Лектор этого семинара: Жуковская Ирина Николаевна — Руководитель Представительства ООО Центр аудита и охраны труда “Лидер”; Ведущий эксперт центра оценки квалификаций ООО ЦОК “ПрофСтандарт”; Член Всероссийского Кадрового Конгресса Национального союза кадровиков России; Судья дополнительного состава Первого Арбитражного Третейского суда РФ; Аккредитованный эксперт в области Трудового Законодательства; Дипломированный специалист по внедрению профессиональных стандартов; Эксперт центров оценки квалификаций независимой системы квалификации России; Аттестованный эксперт Совета по профессиональным квалификациям РФ; Трудовой арбитр РФ; Участник эксперимента Минтруда РФ по электронному документообороту, связанному с работой; Руководитель рабочей группы по разработке предложений по отмене устаревших квалификационных требований в связи с внедрением профессиональных стандартов.

С системой КонсультантПлюс Светлана знакома на протяжении двадцатилетней трудовой деятельности. Для нее КонсультантПлюс — много лет самый надежный источник и помощник в решении любых рабочих задач. С нашим специалистом Юлией Тимченко Светлана тоже знакома на протяжении нескольких лет. Поэтому сомнений не было, Светлана с удовольствием приняла приглашение на семинар.

Какой результат получили?

После такого глубоко ознакомления со всеми тонкостями перехода на ЭДО в сфере трудовых отношений — лектор “разложила по полочкам” весь материал — Светлана теперь четко понимает с чего начать, как это будет работать, зачем вообще нужен переход на ЭДО. Явно стали обозначены плюсы ЭДО, а именно:

1. Оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг
2. Эффективное управление движением документов
3. Все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятие решений
4. Повышение производительности сотрудников
5. Безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации
6. Исключение дубляжа документации
7. Формирование архива происходит автоматически
8. Снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

Самое главное, специалист по кадрам получила готовый алгоритм работы, сэкономив свое драгоценное рабочее время. За 2 часа — понятно, доступно, с обоснованием все узнала, и потом в системе КонсультантПлюс нашла подтверждение! Данный семинар и сейчас доступен в записи.

Что бы произошло, если бы не нашли решение?

Нашему клиенту пришлось бы очень долго искать необходимую информацию в интернете, спрашивать знакомых. При таком поиске вероятно были бы ошибки.
Помимо этого, текущий процесс кадрового делопроизводства повлек бы за собой временные и денежные затраты.

Аналитика бизнес-процессов для бухгалтера, юриста, специалиста по кадрам, руководителя и любого пользователя, решающего повседневные рабочие задачи — это неотъемлемая часть ведения системы КонсультантПлюс!

Мы учим встраивать систему, нашу технологию в бизнес-процессы специалистов в зависимости от их специфики деятельности, учитывая риски и сроки выполнения работы.

Мы готовы помочь вам принять взвешенное решение и справиться с любыми задачами!

Получить БЕСПЛАТНЫЙ пробный доступ к Консультант Плюс.

Читайте также Как сэкономить 25 тысяч рублей и более на аудите кадровых документов