В каждой компании имеется большой массив персональных данных, который подвергается обработке.
Когда личные данные работника попадают в распоряжение работодателя, он должен действовать таким образом, чтобы способствовать трудовому процессу, поддерживать его и при этом не навредить сотрудникам.
И уж тем более, когда речь идет об образовательном учреждении, наличие работы с персональными данными особенно важно. Почему? Потому что персональные данные (далее — ПД) учащихся, их родителей и работников школы используются в учреждении для организации образовательного процесса, обеспечения безопасности и контроля качества образования.
Сегодня расскажем, как нашему клиенту (заместителю директора одной из Абаканских школ) с помощью КонсультантПлюс удалось правильно подготовить необходимые документы для работы с ПД работников и обучающихся.
С какими трудностями столкнулись?
Необходимо было актуализировать весь пакет документов по теме — работа с персональными данными работников, обучающихся. Эти данные должны быть правильно организованы и серьезно защищены.
Будоражащие размеры штрафов заставляют задуматься о правильности работы по сбору, хранению и обработке ПД в учреждении. При этом законодательство по персональным данным продолжает совершенствоваться, активно меняясь.
Какие требования законодательства о ПД необходимо выполнить администрации образовательных организаций, чтобы избежать грубых нарушений? Как самостоятельно разработать необходимые документы в интересах организации, обосновывать и задавать требования по обеспечению безопасности ПД и не только? Ответ на эти и другие вопросы предстояло найти заместителю директора школы. Объем для самостоятельного изучения весомый, а какой-то конкретики и верного алгоритма для действий не было. Искать информацию в интернете? Такой вариант заместителя директора не устраивал, слишком рискованно. Да и различные курсы по обучению работы с персональными данными, которыми пестрит все тот же интернет, путь не быстрый, да и ещё и затратный.
Что помогло?
Учитывая большой опыт работы в занимаемой должности, заместитель директора привыкла всегда своевременно и грамотно решать поставленные перед ней задачи. Поэтому пробовать другие решения не стала, сразу обратилась к системе КонсультантПлюс. Тем более что для решения рабочих вопросов бюджетное учреждение заключило с нами соглашение и успешно использовало СПС в работе.
Заместитель директора обратилась к нашему специалисту по информационному обслуживанию клиентов Юлии Тимченко. Разобрала этот вопрос с Юлией, которая внимательно изучила информацию и помогла максимально точно составить запрос на подборку необходимых нормативно-правовых актов. Это важно — составить запрос грамотно. С этим запросом заместитель директора обратилась к нам на Горячую линию. Далее она самостоятельно изучила те документы, которые были получены в подборке, в том числе послушала наш видеосеминар о работе с ПД. Видеосеминары по актуальным практическим вопросам — еще один полезный сервис нашей системы. Ведь их ведут авторитетные эксперты из профильных министерств и ведомств. Из них наши клиенты получают исчерпывающие ответы на свои вопросы сразу со ссылками на правовые акты.
Какой результат получили благодаря поддержке СПС КонсультантПлюс?
Заместитель директора привела в порядок Положение, регламентирующее операции с ПД работников, обучающихся. Обозначила в нем цели и задачи учреждения при работе с ПД; перечень документов, содержащих сведения, составляющие ПД, условия проведения обработки ПД и способы доступа к ним. Прописала права и обязанности субъектов персональных данных и правовые механизмы ответственности.
«Заплати налоги и спи спокойно» — знаменитая фраза, сполна отражающая смысл. В нашем случае речь не о налогах, но смысл именно такой.
Пожалуй, главная сложность руководящих должностей в том, что на такого сотрудника падает ворох ответственности за моральное и физическое состояние сотрудников, а для нашего клиента — и за обучающихся, за результаты, за финансовые показатели и прочее.
Чтобы уверенно принимать решения и учитывать риски, нужно быть спокойным.
Теперь заместитель директора чувствует себя спокойно, ведь одну из важных и ответственных задач ей удалось решить!
Что бы произошло, если бы наш клиент не нашел решение?
С каждым годом законодатели ужесточают правила работы с персональными данными, а следом и Роскомнадзор усиливает контроль за работой учреждений с ПД. В зависимости от уровня риска (а для нашего клиента он велик, т.к. фигурируют данные не только работников, но и обучающихся) зависит частота проверок. В любое время проверка имела место быть! Как и ошибки при работе с персональными данными. За нарушение нормативно-правовых актов о ПД учреждение могут наказать по четырём кодексам РФ! А следовательно, штрафы за такие проступки очень высокие. Нашему клиенту “светил” штраф в размере 150000 руб.! О каком спокойствии может идти речь в таком случае?!
Но для нашего клиента все эти сложности уже позади, задача выполнена!
С помощью СПС КонсультантПлюс вы точно так же, как и главная героиня нашего рассказа, сможете выходить из сложных ситуаций, встречающихся в вашей профессиональной деятельности!
Мы готовы вас поддержать! Давайте к нам!
Получить бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.
Заказать экспертизу бизнес-процессов для их оптимизации и упрощения.