На чем стопоримся в работе с внутренними документами
Для начала давайте разберемся, что же такое внутренние документы компании. Это документы, которые составляются, оформляются, исполняются и хранятся внутри компании и не выходят за ее пределы. Такие документы также называют локальными нормативными актами (далее – ЛНА).
Если подробно рассмотреть цепочку действий «составляются-оформляются-исполняются-хранятся», то можно уверенно сказать, что за первые два действия отвечают один-два сотрудника, а вот исполнение и хранение на деле гораздо сложнее.
Давайте разберемся с процессом ознакомления с ЛНА и их исполнением. В этом часто участвуют целые отделы, а иногда сотрудники всей компании, которые изучают новый документ и позже применяют в работе. Получив документ единожды по внутренней почте или другим способом через локальную сеть организации, сотрудник может не ознакомиться с ним сиюминутно, а вернуться к его изучению через день-два или спустя неделю. Вот тогда и возникают сложности в виде потери времени, сил на поиск ЛНА, отсрочки исполнения задач, ошибок и т. д. Это влияет на снижение эффективности, ухудшается производительность труда.
Неважно, кто вы – линейный сотрудник, руководитель отдела или компании. Ответьте на вопрос: устраивает ли вас то, как выстроен процесс ознакомления, исполнения и хранения ЛНА? Насколько это удобно? Нет ли негативных последствий? Наш чек-лист поможет вам оценить, довольны ли вы.
Способы и ресурсы для хранения локальных нормативных актов
Если продолжаете читать эту статью, то скорее всего вас что-то не устраивает в системе управления ЛНА. Давайте рассмотрим, какие способы и ресурсы использует большинство компаний и какие их недостатки могут обернуться серьезными последствиями для сотрудников и компании в целом.
Все чаще мы слышим новости о том, что контролирующие органы нацелены на полный переход на электронный формат взаимодействия с организациями. Поэтому эта тема так актуальна сегодня. Хранение электронных версий документов должно быть продуманным, надежным и удобным в применении. В противном случае компания рискует при сбое системы потерять накопленную годами информацию и иметь проблемы при столкновениях с контролирующими органами.
Локальная папка на ПК. Это самый распространенный ресурс. Он представляет собой локальный архив в виде папки на ПК, который доступен всем сотрудникам. Есть ответственный, который модерирует процесс внесения изменений в папку (добавление, удаление файлов и другие действия). Неудобство такого способа хранения информации заключается в следующем: новые сотрудники должны знать правила работы с папкой и четко их соблюдать, поиск нужного ЛНА затруднен из-за отсутствия функционала, нет гарантий безопасности такого архива, занимает много места на сервере.
Облачные ресурсы. Этот способ сейчас набирает популярность. Локальные нормативные документы хранятся в облаке. Доступ к документу предоставляет ответственный сотрудник. Управлять таким ресурсом можно внутри компании или воспользоваться услугами оператора электронного документооборота, который будет хранить архив в закрытом доступе. Минус этого ресурса в том, что если сотрудник увольняется, нужно выявить открытые для него документы и отключить доступ. В противном случае это грозит утечкой конфиденциальной информации. Данный ресурс работоспособен только при наличии интернета.
Специальные базы (системы). Это профессиональный софт, который разработан для быстрого создания базы внутренних документов, удобного хранения и поиска документов, эффективной работы с документами каждого сотрудника и компании. Эти программы не занимают много места, хранятся на внутренних серверах, к ним есть доступ независимо от наличия интернета, также они имеют дружелюбный интерфейс. Такие программы обеспечивают максимальную информационную безопасность. Существуют программы, которые не требуют наличия специально обученных людей для внедрения и управления.
Хочу знать больше о возможностях профессиональных программ
Почему вы будете счастливы, если измените процесс хранения ЛНА в компании
Как вы наверняка знаете, любое изменение проходит пять стадий принятия. Если не знаете, то ещё один плюсик в копилочку о полезности этой статьи. Так вот, стадии следующие: отрицание, гнев, торг, депрессия, принятие. Надеемся, что приведенные ниже аргументы в пользу профессионального софта для хранения документов помогут быстрее пройти каждую стадию:
— оперативность передачи и поиска необходимых документов возрастает минимум в 10 раз;
— можно забыть про копирование бумажных документов сотрудниками для ознакомления;
— над одним документом могут работать одновременно несколько человек;
— документы доступны всегда, с ними можно сделать любые действия, например, переслать или распечатать;
— внутренняя согласованность увеличивается в разы;
— систематизация информации сводит к минимуму затягивание сроков в исполнении задач и наличие ошибок в работе.
Что нужно для запуска изменений в работе с локальными нормативными актами
Определите первые три шага, которые сделаете сразу, прочитав эту статью. Это могут быть следующие шаги:
1) на основе чек-листа определить, какие критерии важны при выборе программы для ведения базы локальных нормативных актов;
2) изучить предложения на основе критериев выбора из шага 1;
3) оставить заявку на демонстрацию или тестирование одной из таких баз.
Согласитесь, это простые шаги. Можно пропустить шаг с изучением предложений и сразу обратиться за поддержкой к поставщикам. Начните действовать, чтобы сберечь самый ценный ресурс под названием время, быть в тренде и быстрее ваших конкурентов.
