Чек-лист: как выстроить систему адаптации нового сотрудника

Подбор персонала — дело непростое, поскольку HR-специалисту и руководителю необходимо найти среди многочисленных кандидатов того самого идеального соискателя, который отвечает всем требованиям вакансии, соответствует корпоративной культуре, и готов выйти на работу в ближайшее время. Не менее сложной задачей является адаптация сотрудника. Важно, чтобы он с первого дня комфортно чувствовал себя на новом месте — ведь это напрямую влияет на его продуктивность и результаты работы.

Что такое адаптация, и зачем она нужна?

Для любого человека смена работы — стресс. Он должен привыкнуть к новому месту, познакомиться со спецификой компании, коллегами и успешно пройти испытательный срок. Для того, чтобы новый сотрудник быстрее погрузился в задачи, необходимо проводить качественный onboarding — последовательную интеграцию в новую команду и рабочие процессы.

Налаженный процесс адаптации позволяет снизить стресс сотрудника и, как следствие, текучку кадров. Компании часто недооценивают важность онбординга и оставляют сотрудников самостоятельно разбираться в новых для них реалиях. В результате новичок не чувствует себя комфортно и уходит на поиски другого «места под солнцем». Так, статистика по рынку показывает, что почти 22% специалистов увольняются в течение первых 45 дней после выхода на работу. Если же сотрудник на новом месте чувствует поддержку со стороны коллектива и руководителей, он с меньшей вероятностью захочет покинуть компанию. 

Pre-onboarding

Адаптационный процесс начинается с первого рабочего дня. Чтобы сотрудник чувствовал себя комфортно, необходимо заранее подготовить его рабочее место, и организовать все дальнейшие онбординговые активности. 

Что сделать до выхода новичка на работу?

• Заказать компьютер и другое оборудование, настроить необходимые программы. Если сотрудник работает из дома, организовать доставку техники из офиса.
• Предоставить доступ к внутренним системам компании: обучающим программам, корпоративному порталу, мессенджеру и другим.
• Составить индивидуальный план работы с четким списком задач на испытательный срок, и прописать ожидаемые результаты.
• Подобрать подходящего buddy. Обычно это более опытный коллега, который поддержит новичка.

Первый день в компании

1. Знакомство с командой

Обычно знакомство нового сотрудника с компанией начинается с команды. Важный организационный момент — заранее предупредить всех о выходе нового коллеги, чтобы ни у кого не возникало вопросов «кто это» и «зачем он/она здесь», а все могли тепло поприветствовать новичка. 

2. Знакомство с руководителем

Не менее важный этап — знакомство с руководителем. Обычно это личная встреча или звонок по видеосвязи, если работа дистанционная. Руководитель совместно с рекрутером рассказывает о компании, ее позиции на рынке, корпоративных ценностях и погружает сотрудника в контекст его задач.

3. Знакомство с buddy

Также часто в первый день работы новичков приветствует buddy, который может помочь сориентироваться в новой обстановке и всегда готов ответить на вопросы, рассказать про нюансы взаимодействия в компании и отделе. 

4. Знакомство с планом адаптации

В первую неделю новичка знакомят с планом адаптации. В нем прописаны как общие, организационные моменты (например, заполнение профиля на внутреннем портале), так и индивидуальные задачи на период испытательного срока. 

Один из приятных бонусов в первый рабочий день — набор новичка или welcome-pack. У нас это корпоративный мерч: футболки, толстовки, блокноты, буклеты с памяткой сотрудника и символ — плюшевый Тирекс. Благодаря таким небольшим подаркам у новичка создается теплое ощущение, что его здесь ждали.

Первые три месяца в компании

Испытательный срок — как правило, самый сложный период для сотрудника. За это время он должен не только привыкнуть к коллегам, руководству, рабочим процессам, но и выполнить ряд задач по своему направлению работы и продемонстрировать первые результаты. 

1. Обучение

Чтобы сделать процесс адаптации комфортным и интересным, можно использовать внутреннюю электронную систему обучения, где сотрудник сможет получить доступ к лекциям, материалам, с которыми может ознакомиться в любое удобное время. 

2. Сессии обратной связи

Также следует регулярно проводить сессии обратной связи в рамках периода адаптации. В идеале следует провести разговор с руководителем через пару недель после начала работы, чтобы обменяться первым фидбеком, затем через 1,5 месяца промежуточную встречу по результатам работы, и финальная — по завершении испытательного срока. Последняя должна проходить в формате ревью: оценки профессиональных навыков и соответствия корпоративным ценностям как со стороны руководителя, так и самого сотрудника.

Например, тимлид может озвучить моменты, которые требуют корректировки, а новичок, в свою очередь, дать фидбек по работе с руководителем и командой. Такая двусторонняя обратная связь позволяет сравнить, насколько совпадает видение сотрудника и руководителя, и спланировать дальнейшее развитие в компании.

Для сбора обратной связи необязательно каждый раз назначать встречи. Например, в нашей компании в этом процессе есть элемент геймификации —  на внутреннем портале можно отметить достижения сотрудника, сказав «спасибо» или выдав ему «бейдж» — за помощь в реализации проекта, за своевременную идею и другое.

3. Ознакомительная встреча с топ-менеджментом

Для новых сотрудников также организуют общую ознакомительную встречу с топ-менеджерами, где руководство рассказывают про историю и цели компании, продукты и отличия от конкурентов, а также про корпоративную жизнь. Это помогает новичкам почувствовать себя частью большой команды со своими традициями, и понять, как их работа влияет на развитие бизнеса.

Таким образом, система адаптации — важный элемент корпоративной культуры, который нельзя игнорировать. Отсутствие онбординга или его неправильный формат могут увеличить текучку кадров, а время и усилия, потраченные на сам процесс поиска новых сотрудников, будут напрасными.

Читайте также: